Hoeveel e-mailadressen heb je nodig voor je bedrijf?

Ik zie bij ondernemers vaak twee uitersten. Aan de ene kant de ZZP’er die alles doet vanuit be**********@***il.com (niet professioneel!). Aan de andere kant de starter die in zijn eentje werkt, maar wel mailtjes verstuurt vanuit ceo@, sales@, support@ en info@ om maar zo groot mogelijk te lijken.

Beide strategieën werken niet. Maar wat is dan wel de gouden standaard? Hoeveel e-mailadressen heeft een bedrijf nodig? Ik neem je mee door de verschillende fases, van starter tot groeiend MKB.

Fase 1: De ZZP’er (Hou het simpel)

Ben je net begonnen? Dan heb je eigenlijk maar twee adressen nodig. Ga het niet ingewikkelder maken dan het is.

• 1. Het algemene adres: in**@*********jf.nl (of contact@ / hallo@). Dit gebruik je op je website en voor algemene vragen.
• 2. Het persoonlijke adres: vo******@*********jf.nl (bijv. boris@). Dit gebruik je als je eenmaal in gesprek bent met een klant. Het voelt persoonlijker en schept een band.

Tip: Je hoeft hier niet twee aparte inboxen voor te hebben. Je kunt instellen dat de ‘info’ mail ook in je persoonlijke bakje binnenkomt.

Fase 2: Het kleine team (2-5 personen)

Je hebt personeel of werkt samen met freelancers. Nu wordt structuur belangrijk, anders wordt het een chaos.

• Iedereen een eigen adres: Elke medewerker krijgt een eigen voornaam@ of voornaam.achternaam@ adres.
• Functionele adressen: Nu is het tijd voor factuur@ of administratie@. Waarom? Omdat leveranciers hun facturen daarheen sturen. Als jij ziek bent of op vakantie, kan je boekhouder of collega toch bij die facturen.

Fase 3: De groeiende organisatie (Afdelingen)

Je groeit door. Klanten bellen voor support, anderen bellen voor sales. Je wilt niet dat die mailtjes door elkaar lopen.

• Afdelingsadressen: Denk aan support@, sales@ of hr@.
• Ticket systeem: Vanaf deze fase raad ik aan om adressen zoals support@ te koppelen aan een ticketsysteem. Zo raakt er nooit een klantvraag kwijt.

Het geheim: Mailbox vs. Alias (Bespaar geld!)

Dit is waar veel ondernemers de mist in gaan. Ze denken dat ze voor elk adres (zoals factuur@) een apart betaald account nodig hebben. Dat is onzin.

Je hebt twee smaken:

1. De Mailbox (Account): Dit is een ‘echte’ plek op de server met een eigen inlognaam, wachtwoord en opslagruimte. Hier betaal je vaak per stuk voor.
2. De Alias (Forwarder): Dit is slechts een doorverwijzing. Mail naar factuur@ wordt direct doorgestuurd naar boris@. Een alias heeft geen opslag en geen inlog. Dit is vaak gratis en onbeperkt.

Mijn advies: Maak alleen echte accounts aan voor mensen. Gebruik aliassen voor functies (info, factuur, nieuwsbrief). Dat scheelt beheer én kosten.

Conclusie: Wat heb jij nodig?

Begin je net? Start met info@ en jouwnaam@. Dat straalt professionaliteit uit zonder dat je het overzicht verliest. Groei je? Voeg dan pas functionele adressen toe als aliassen.

Wil je hulp bij het inrichten van je zakelijke e-mail? Bij mijn webhosting/">hostingpakketten en Email Only pakketten kun je onbeperkt aliassen aanmaken. Ik stel het graag voor je in.