Je hebt een mooie domeinnaam geregistreerd. Je hebt een e-mailpakket (bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace) aangeschaft. En toch komt er geen mail binnen. Grote kans dat je vergeten bent de wegwijzers neer te zetten.
Die wegwijzers heten MX-records. Zonder deze instellingen weet het internet niet waar jouw digitale post naartoe moet. In dit artikel leg ik je uit wat het is en hoe je MX-records moet instellen zonder dat je de boel sloopt.
Wat is een MX-record? (De Postbode)
MX staat voor Mail Exchange. Zie het als het adresboekje voor de digitale postbode. Als iemand een mail stuurt naar in**@*********jf.nl, kijkt de verzendende server in de DNS-instellingen van jouw domein: “Hey, waar staat de mailserver van dit bedrijf?”
- Staan de MX-records naar mij (Marketing Maatwerk) gewezen? Dan komt de mail op mijn server.
- Staan ze naar Outlook gewezen? Dan gaat de mail naar Microsoft.
Vaak gaat dit automatisch goed, maar als je jouw domein bij Partij A hebt en je mail bij Partij B, moet je dit handmatig koppelen.
Wanneer moet je dit aanpassen?
Je hoeft hier alleen aan te zitten in specifieke gevallen:
- Je gaat gebruikmaken van Microsoft 365 (Outlook) of Google Workspace op je eigen domein.
- Je verhuist je website naar een nieuwe host, maar je wilt je e-mail bij de oude partij laten staan.
- Je mail komt ineens niet meer aan na een verhuizing.
Stappenplan: MX-records instellen
Dit doe je in het DNS-beheer van de partij waar je domeinnaam is geregistreerd.
Stap 1: Verwijder de oude records
In je DNS-beheer zie je vaak al regels staan met type ‘MX’. Als je overstapt naar een nieuwe mailprovider, moet je de oude regels eerst verwijderen. Er mag geen verwarring zijn.
Stap 2: Voeg de nieuwe records toe
Je hebt van je mailprovider (bijv. Microsoft of Google) waardes gekregen. Die zien er ongeveer zo uit:
Waarde: jouwbedrijf-nl.mail.protection.outlook.com
Prioriteit: 0 of 10
Maak een nieuw DNS-record aan:
- Type: MX
- Naam: @ (of laat leeg, afhankelijk van je provider)
- Waarde: De servernaam die je hebt gekregen.
- Prioriteit: Het getal dat je hebt gekregen.
Wat doet die ‘Prioriteit’?
Soms moet je meerdere regels instellen met prioriteit 10, 20 en 50. Dit vertelt de postbode: “Probeer eerst server 10. Reageert die niet? Probeer dan server 20.” Het laagste getal heeft altijd voorrang.
Stap 3: Geduld (TTL)
Heb je alles opgeslagen? Dan werkt het waarschijnlijk… nog niet. DNS-wijzigingen hebben tijd nodig om zich over de wereld te verspreiden. Dit kan 1 uur duren, maar soms ook 24 uur. Dit noemen we de TTL (Time To Live). Ga dus niet direct paniekerig weer aan de knoppen draaien als het niet direct werkt.
Let op: Vergeet je SPF niet!
Als je je MX-records aanpast, moet je vaak ook je SPF-record aanpassen. Anders belandt je mail direct in de spam bij de ontvanger.
Vind je dit te spannend?
DNS is de ruggengraat van je bereikbaarheid. Eén typefout en niemand kan je meer mailen. Twijfel je wat je doet?
Als je klant bent bij Marketing Maatwerk, regel ik deze koppelingen voor je. Of je nu met Office 365, Google of mijn eigen mailservers wilt werken: ik zet de wegwijzers goed. Stuur even een berichtje als je hulp nodig hebt.
