E-mail forwarding instellen: alle mail naar één inbox

Heb jij ook last van ‘inbox-vermoeidheid’? Je hebt een adres voor info@, eentje voor administratie@ en misschien nog een oud gmail adres. Voor je het weet ben je de hele dag aan het in- en uitloggen om te checken of je ergens post hebt.

Dat kan slimmer. Met e-mail forwarding (doorsturen) zorg je ervoor dat al die stroompjes uitkomen in één centrale rivier. In dit artikel leg ik uit hoe je email forwarding kunt instellen, zodat je nooit meer een bericht mist.

Wat is een Forwarder?

Een forwarder is geen echte mailbox. Het is een verkeersregelaar. Er wordt geen mail opgeslagen op de server; het bericht komt binnen en wordt direct doorgeschoten naar het eindadres.

Voorbeeld:
Klant mailt naar: fa*****@*********jf.nl
Forwarder stuurt door naar: bo***@*********jf.nl (of je privé Gmail).

Hoe stel je dit in? (DirectAdmin)

Bij Marketing Maatwerk (en veel andere hosts) werkt dit via DirectAdmin. Het is een fluitje van een cent.

Stap 1: Ga naar Forwarders

Log in op DirectAdmin. Zoek onder het kopje ‘E-mail Management’ naar Forwarders.

Stap 2: Maak een nieuwe aan

Klik op de knop Create new E-mail Forwarder.

Stap 3: Vul de gegevens in

• Forwarder Name: Het gedeelte voor de apenstaart. Bijvoorbeeld info.
• Destination Email: Waar moet het heen? Vul hier je hoofdadres in (bijvoorbeeld jo*************@***il.com of je primaire zakelijke account).

Stap 4: Create

Klik op Create. Vanaf nu wordt elk mailtje dat naar het nieuwe adres wordt gestuurd, direct afgeleverd in je hoofdinbox.

Het grote nadeel: Beantwoorden

Forwarding is fantastisch voor het ontvangen van mail. Maar let op bij het beantwoorden.

Als jij een mailtje binnenkrijgt dat is doorgestuurd naar je Gmail, en je klikt op ‘Beantwoorden’, dan ziet de klant als afzender: jo******@***il.com.
Dat staat onprofessioneel. De klant mailde immers naar je zakelijke adres.

De oplossing?
Wil je ook professioneel kunnen antwoorden? Dan heb je vaak toch een echte mailbox (account) nodig die je via IMAP toevoegt aan je Outlook of telefoon. Een forwarder is vooral handig voor adressen waar je zelden mee mailt (zoals noreply@) of als je alles puur ter info wilt lezen.

Slimme truc: De ‘Catch-All’

Wil je dat écht alles aankomt, zelfs als iemand een typfout maakt (bijvoorbeeld in***@*********jf.nl)? Dan kun je een Catch-All instellen. Dit betekent: “Alle mail die naar dit domein wordt gestuurd maar geen specifieke ontvanger heeft, moet naar MIJ.”

Pas hier wel mee op: je vangt hiermee ook heel veel spam op.

Hulp nodig?

Wil je je e-mailstromen stroomlijnen maar duizelt het je van de termen? Geen zorgen. Als je hostingklant bent, stel ik de forwarders gratis voor je in. Stuur me even een berichtje met wat waarheen moet, en ik regel het.