Automatische afwezigheidsmelding (Out of Office) instellen

Ga je op vakantie, ben je een dagje vrij of ben je ziek? Het is wel zo netjes (en professioneel) om mensen die je mailen direct te laten weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.

Dit doe je met een Out of Office melding. Het grote voordeel van dit instellen via het Marketing Maatwerk Panel is dat het direct op de server werkt. Je hoeft je computer of Outlook dus niet aan te laten staan; de server stuurt het antwoord automatisch, 24 uur per dag.

Stap 1: Ga naar het E-mail overzicht

1. Log in op het Marketing Maatwerk Panel.
2. Ga naar Websites en klik op jouw domeinnaam.
3. Klik in het menu bovenaan op het tabblad Emails.

Stap 2: Open de instellingen van je mailadres

Je ziet nu de lijst met e-mailadressen. Klik op het e-mailadres waarvoor je de vakantiemelding wilt instellen (of op de drie puntjes ernaast en dan Settings). Je komt nu op de detailpagina van dat specifieke account.

Stap 3: Stel het bericht in

Scrol op deze pagina een stukje naar beneden tot je het blok Out of office ziet.

1. Klik op de knop Add (Toevoegen).
2. Er verschijnt een venster waar je jouw melding kunt maken:
   • Start date: De datum en tijd waarop je afwezigheid begint.
   • End date: De datum en tijd waarop je weer terug bent. De melding stopt hierna automatisch, dus je hoeft er na je vakantie niet meer aan te denken.
   • Subject: Het onderwerp van de mail die mensen terugkrijgen (bijv: “Afwezig: Boris is op vakantie”).
   • Body: De inhoud van je bericht.

Stap 4: Opslaan

Klik op Create of Save. Je afwezigheidsmelding staat nu klaar en zal automatisch ingaan op de startdatum die je hebt gekozen.

Tip: Stuur jezelf even een testmailtje vanaf een ander adres (bijvoorbeeld je privé Gmail) om te kijken of de melding goed aankomt en of er geen typefouten in staan.