Je hebt een mooie domeinnaam geregistreerd. Je hebt een e-mailpakket (bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace) aangeschaft. En toch komt er geen mail binnen. Grote kans dat je vergeten bent de wegwijzers neer te zetten.

Die wegwijzers heten MX-records. Zonder deze instellingen weet het internet niet waar jouw digitale post naartoe moet. In dit artikel leg ik je uit wat het is en hoe je MX-records moet instellen zonder dat je de boel sloopt.

Wat is een MX-record? (De Postbode)

MX staat voor Mail Exchange. Zie het als het adresboekje voor de digitale postbode. Als iemand een mail stuurt naar info@jouwbedrijf.nl, kijkt de verzendende server in de DNS-instellingen van jouw domein: “Hey, waar staat de mailserver van dit bedrijf?”

• Staan de MX-records naar mij (Marketing Maatwerk) gewezen? Dan komt de mail op mijn server.
• Staan ze naar Outlook gewezen? Dan gaat de mail naar Microsoft.

Vaak gaat dit automatisch goed, maar als je jouw domein bij Partij A hebt en je mail bij Partij B, moet je dit handmatig koppelen.

Wanneer moet je dit aanpassen?

Je hoeft hier alleen aan te zitten in specifieke gevallen:

1. Je gaat gebruikmaken van Microsoft 365 (Outlook) of Google Workspace op je eigen domein.
2. Je verhuist je website naar een nieuwe host, maar je wilt je e-mail bij de oude partij laten staan.
3. Je mail komt ineens niet meer aan na een verhuizing.

Stappenplan: MX-records instellen

Dit doe je in het DNS-beheer van de partij waar je domeinnaam is geregistreerd.

Stap 1: Verwijder de oude records

In je DNS-beheer zie je vaak al regels staan met type ‘MX’. Als je overstapt naar een nieuwe mailprovider, moet je de oude regels eerst verwijderen. Er mag geen verwarring zijn.

Stap 2: Voeg de nieuwe records toe

Je hebt van je mailprovider (bijv. Microsoft of Google) waardes gekregen. Die zien er ongeveer zo uit:
Waarde: jouwbedrijf-nl.mail.protection.outlook.com
Prioriteit: 0 of 10

Maak een nieuw DNS-record aan:

• Type: MX
• Naam: @ (of laat leeg, afhankelijk van je provider)
• Waarde: De servernaam die je hebt gekregen.
• Prioriteit: Het getal dat je hebt gekregen.

Wat doet die ‘Prioriteit’?

Soms moet je meerdere regels instellen met prioriteit 10, 20 en 50. Dit vertelt de postbode: “Probeer eerst server 10. Reageert die niet? Probeer dan server 20.” Het laagste getal heeft altijd voorrang.

Stap 3: Geduld (TTL)

Heb je alles opgeslagen? Dan werkt het waarschijnlijk… nog niet. DNS-wijzigingen hebben tijd nodig om zich over de wereld te verspreiden. Dit kan 1 uur duren, maar soms ook 24 uur. Dit noemen we de TTL (Time To Live). Ga dus niet direct paniekerig weer aan de knoppen draaien als het niet direct werkt.

Let op: Vergeet je SPF niet!

Als je je MX-records aanpast, moet je vaak ook je SPF-record aanpassen. Anders belandt je mail direct in de spam bij de ontvanger.

Vind je dit te spannend?

DNS is de ruggengraat van je bereikbaarheid. Eén typefout en niemand kan je meer mailen. Twijfel je wat je doet?

Als je klant bent bij Marketing Maatwerk, regel ik deze koppelingen voor je. Of je nu met Office 365, Google of mijn eigen mailservers wilt werken: ik zet de wegwijzers goed. Stuur even een berichtje als je hulp nodig hebt.

Je hebt betere (of goedkopere) hosting gevonden en je wilt overstappen. De website verhuizen is vaak wel te overzien. Maar dan komt de grote angst: mijn e-mail.

Je hebt duizenden mailtjes in je archief staan. Facturen, afspraken, offertes. Het idee dat die verdwijnen als je je abonnement opzegt, zorgt voor zweethanden. Terecht, want als je het verkeerd doet, is alles weg.

Maar geen paniek. E-mail verhuizen naar een nieuwe provider is prima te doen zonder dat je ook maar één berichtje kwijtraakt. Ik leg je uit hoe ik dit aanpak.

De Gouden Regel: Zeg je oude abonnement nog NIET op!

Dit is waar het 9 van de 10 keer fout gaat. Mensen zeggen hun oude hosting op, de server gaat uit, en poef: mail weg.
Zeg je oude contract pas op als de verhuizing 100% is afgerond en getest. Laat beide pakketten even een weekje naast elkaar draaien.

Stap 1: Het nieuwe adres aanmaken

Voordat we gaan verhuizen, moet het nieuwe huis klaarstaan.
Log in bij je nieuwe provider (bijv. in DirectAdmin) en maak exact dezelfde e-mailadressen aan als je nu hebt. Heb je info@ en jan@? Maak die dan beide aan op de nieuwe server, met een vers wachtwoord.

Stap 2: De “IMAP Sleep-Methode” (Doe-het-zelf)

Er zijn dure migratie-tools, maar voor de meeste ondernemers werkt de handmatige methode via Outlook of Thunderbird het beste en veiligste. Het kost alleen wat tijd.

1. Voeg account OUD toe: Zorg dat je huidige mailadres in Outlook staat ingesteld via IMAP (niet POP3!).
2. Voeg account NIEUW toe: Voeg nu je nieuwe mailaccount toe aan Outlook.
   Let op: Omdat je domein nog naar de oude server wijst, moet je bij ‘inkomende server’ vaak het IP-adres of de tijdelijke servernaam van je nieuwe host invullen. Vraag dit even na bij je nieuwe provider.
3. Slepen maar: Nu zie je in Outlook twee keer info@jouwbedrijf.nl staan. De ene is gevuld (oud), de andere is leeg (nieuw).
   Selecteer alle mappen in het oude account, klik met je rechtermuisknop en kies ‘Kopiëren naar’. Selecteer de map in het nieuwe account.
4. Wachten: Outlook gaat nu alle mailtjes downloaden van de oude server en uploaden naar de nieuwe server. Dit kan bij een grote mailbox uren duren. Laat je computer aan staan.

Stap 3: De postbode inlichten (DNS omzetten)

Staat alle mail op de nieuwe server? Mooi. Nu moeten we de wereld vertellen dat nieuwe mailtjes daar ook afgeleverd moeten worden. Dit doen we via de DNS-instellingen (MX-records).

Verander de MX-records van je domein zodat ze wijzen naar de server van je nieuwe provider.
Let op: Het kan tot 24 uur duren voordat dit wereldwijd is verwerkt. In die tussentijd kan er nog post op de oude server binnenkomen. Check die dus nog even!

Stap 4: Controleren en opzeggen

Wacht 48 uur na de DNS-wijziging. Komen nieuwe mails binnen op je nieuwe server? Zie je al je oude mappen staan? Gefeliciteerd, de mail migratie is geslaagd.

Nu pas (ja, nu pas) mag je het abonnement bij je oude provider opzeggen.

Vind je dit doodeng?

Dat snap ik. Prutsen met serverinstellingen en IMAP-poorten is niet ieders hobby. En een foutje is zo gemaakt.

Als je overstapt naar hosting van Marketing Maatwerk, bied ik vaak een gratis overstapservice aan. Ik gebruik professionele tools om je mail 1-op-1 over te zetten, zodat jij je nergens druk over hoeft te maken. Stuur me een berichtje als je hulp nodig hebt.

Liever niet zelf verhuizen? Ik doe de overzetting voor je, inclusief het overnemen van je bestaande DNS zodat er onderweg geen mail verdwijnt. Daarna staat je e-mail bij mij vanaf 3,99 euro per maand excl. btw, of samen met je site en onderhoud in het abonnement vanaf 79 euro per maand excl. btw.