E-mails backuppen en overzetten: Outlook, Apple Mail en webmail

Ga je overstappen naar een andere hostingpartij? Wil je een e-mailadres verwijderen maar de oude mailtjes bewaren? Of zit je mailbox vol en wil je oude jaren archiveren op je eigen computer?

Het is cruciaal om te snappen dat bij IMAP (de standaard instelling op je telefoon en computer) de e-mails op de server staan. Verwijder je het e-mailadres in het hostingpaneel? Dan verdwijnen de mails ook direct van je laptop en telefoon.

Om dit te voorkomen, moet je een lokale back-up maken. In deze handleiding leg ik uit hoe je dit doet in de drie populairste programma’s.

Methode 1: Microsoft Outlook (Classic)

Outlook is de koning van de back-ups. Je kunt je hele mailbox (inclusief mappen en agenda) opslaan in één bestand: een .PST bestand.

1. Open Outlook op je computer.
2. Klik linksboven op Bestand > Openen > Importeren/Exporteren.
3. Kies Naar een bestand exporteren en klik op Volgende.
4. Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende.
5. Selecteer het e-mailaccount dat je wilt backuppen.
   • Tip: Zorg dat je de bovenste map selecteert (je e-mailadres) en vink Inclusief submappen aan.
6. Kies waar je het bestand wilt opslaan op je computer en klik op Voltooien.

Terugzetten: Wil je de mails later weer inzien? Ga weer naar Importeren/Exporteren, kies Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en selecteer je .pst bestand.

Methode 2: Apple Mail (Mac)

Op een Mac werkt het net iets anders. Je exporteert hier per “Mailbus” (bijvoorbeeld je Inbox of je Verzonden items).

1. Open de Mail app.
2. Selecteer in de linkerzijbalk de postbus die je wilt bewaren (bijvoorbeeld Inkomend).
3. Klik in het menu bovenin op Postbus > Exporteer postbus….
4. Kies een map op je Mac waar je het wilt opslaan.

Er wordt nu een .mbox bestand gemaakt.

Terugzetten: Ga in het menu naar Archief > Importeer postbussen en kies voor ‘Bestanden in mbox-structuur’. De mails verschijnen dan in een apart mapje “Geïmporteerd” in je zijbalk.

Methode 3: Roundcube (Webmail)

Heb je geen Outlook of Apple Mail? Dan kun je via de Webmail in de browser ook mails downloaden. Let op: Dit is vooral geschikt voor het opslaan van losse, belangrijke mails. Voor duizenden mails is dit monnikenwerk.

1. Log in op de Webmail.
2. Selecteer de e-mail die je wilt bewaren.
3. Klik bovenin op de knop Meer (vaak drie puntjes of een knop ‘More’) > Downloaden (of Download (.eml)).
4. De e-mail wordt als bestandje op je computer opgeslagen.

Meerdere mails tegelijk: In Roundcube kun je meerdere mails selecteren (houd Shift ingedrukt). Als je dan kiest voor Meer > Downloaden, maakt hij er vaak één ZIP-bestand van.

De “Sleep-methode” (Het makkelijkste alternatief)

Vind je exporteren en importeren gedoe? Er is een simpelere manier als je Outlook of Apple Mail gebruikt: Lokale mappen.

1. Maak in je mailprogramma een nieuwe map aan onder het kopje “Op mijn computer” (Mac) of in een lokaal gegevensbestand (Outlook). Noem deze map bijvoorbeeld “Archief Oude Mail”.
2. Ga naar je Inbox.
3. Selecteer alle mails (Ctrl+A of Cmd+A).
4. Sleep de mails van je Inbox naar die nieuwe lokale map.

Het resultaat: De mails worden van de server gedownload en verplaatst naar de harde schijf van jouw computer. Je mailbox bij Marketing Maatwerk is nu leeg (dus je hebt weer ruimte!), maar je kunt de oude mails nog wel gewoon lezen op je computer.